Der Verband der Privaten Krankenversicherung e.V. in Köln beauftragte uns mit der umfassenden Modernisierung seiner gesamten Konferenzetage – ein Projekt, das gleichermaßen technische Präzision, planerisches Feingefühl und ein tiefes Verständnis für hybride Arbeitsformen erforderte. Ziel war es, eine AV‑Infrastruktur zu schaffen, die moderne Zusammenarbeit intuitiv unterstützt, flexibel auf unterschiedliche Raumszenarien reagiert und gleichzeitig höchste Anforderungen an professionelle Videokonferenzen erfüllt.

Gemeinsam mit dem PKV‑Verband entwickelten wir ein Konzept, das bestehende Strukturen sinnvoll weiterdenkt und durch moderne Technologien ergänzt. Dabei stand für uns im Mittelpunkt, dass sich alle Räume – vom kleinen Besprechungsraum bis zum hochflexiblen Großkonferenzraum – für die Nutzerinnen und Nutzer einheitlich, verständlich und nahtlos bedienen lassen.

Die Umsetzung erfolgte über einen Zeitraum von rund einem Monat und in enger Abstimmung zwischen unserem Vertrieb, unserer Projektleitung und dem PKV‑Team. In mehreren aufeinander abgestimmten Arbeitsschritten entstanden Lösungen, die sowohl technisch als auch gestalterisch ein neues Niveau an Effizienz, Klarheit und Nutzerfreundlichkeit bieten.

Die Konferenzetage des PKV‑Verbands umfasst mehrere Räume, die sich in Größe, Nutzung und technischer Ausstattung deutlich unterscheiden. Unsere Aufgabe bestand darin, diese Vielfalt zu einem harmonischen Gesamtkonzept zusammenzuführen und gleichzeitig die individuellen Stärken jedes Raumes gezielt auszubauen. So sollte eine Umgebung entstehen, die für alle Nutzerinnen und Nutzer ein durchgängig intuitives und einheitliches Bedienerlebnis bietet.

Besonders komplex war dabei der Raum „Bayenthal“, der künftig in drei klar definierten Raumausrichtungen betrieben werden sollte – jede mit eigenen Anforderungen an Kameraperspektiven, Sichtlinien, Akustik und Steuerlogik. Zusätzlich galt es, die bereits vorhandene Doppel‑Projektoren‑Lösung sinnvoll in das neue, zentrale Q‑SYS‑Steuerungssystem zu integrieren. Diese Kombination aus flexiblen Raumszenarien, bestehender Infrastruktur und moderner Medientechnik erforderte ein sorgfältig abgestimmtes technisches Konzept sowie eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten. Gleichzeitig war es uns wichtig, trotz der unterschiedlichen Voraussetzungen ein einheitliches Nutzungserlebnis zu schaffen, das den gesamten Konferenzbereich funktional miteinander verbindet. So entstand ein Setup, das technische Vielfalt mit klarer Bedienbarkeit vereint.

„Bayenthal“ wurde zu einem hochflexiblen und technisch führenden Konferenzraum ausgebaut. Das zentrale Element ist ein maßgefertigtes Medienmöbel der Jahn Holzmanufaktur, in das eine 136 Zoll-Unilumin LED-Wand sowie große Teile der Steuer- und Signaltechnik integriert wurden. Das Möbel ist um ca. 60° schwenkbar und unterstützt dadurch drei klar definierte Raumausrichtungen – ohne Kompromisse bei Sichtlinien oder Präsentationsqualität.
Ein wesentlicher Bestandteil war die Einbindung der bestehenden Doppel-Projektoren Lösung in die neue Q-SYS Steuerung. So konnten wir vorhandene Hardware weiter nutzen und gleichzeitig in ein modernes, einheitliches Bedienkonzept überführen.
Für hybride Meetings haben wir ein umfassendes Kamerasystem realisiert: Zwei PTZ-Kameras sowie eine 120° Totalkamera sind direkt im Medienmöbel der LED-Wand integriert, und liefern je nach Raumausrichtung optimale Perspektiven. Ergänzt wird dies durch eine zusätzliche Decken-PTZ-Kamera, die den Sprecher unabhängig von der Raumkonfiguration zuverlässig erfasst. Für die Audiotechnik setzen wir auf eine Televic Konferenzanlage mit 30 Sprechstellen, ergänzt durch Shure Handmikrofone und Headsets, um Moderationen, Panels und größere Gruppen flexibel abzubilden. 

„Lindenthal“ wurde als leistungsstarker BYOM‑Konferenzraum konzipiert, der den Nutzerinnen und Nutzern maximale Flexibilität bietet. Das große 98‑Zoll‑NEC‑Display bildet das visuelle Zentrum des Raums und ist auf einer freistehenden Medienstele der Jahn Holzmanufaktur montiert, die sich harmonisch in das Raumdesign einfügt und gleichzeitig die nötige Stabilität für Präsentationen und Videokonferenzen bietet.

Für die audiovisuelle Ausstattung kommen zwei PTZ‑Kameras sowie eine 120°‑Kamera zum Einsatz, die gemeinsam für eine klare und dynamische Bildübertragung sorgen – ideal für hybride Meetings, Schulungen oder Kundentermine. Die verbaute Shure‑Deckenmikrofonie gewährleistet eine präzise Sprachaufnahme, während eine abgestimmte Fohhn‑Beschallungslösung mit Scale‑1 Lautsprechern den Raum gleichmäßig und natürlich beschallt.

Über den USB‑C‑Anschluss am Tisch können Anwender ihr Notebook direkt mit dem Raum verbinden und Meetings im BYOM‑Modus sofort starten – ohne zusätzliche Umwege oder technische Hürden. Wie in der gesamten Konferenzetage bildet auch hier Q‑SYS das zentrale Rückgrat für Steuerung und Signalmanagement und sorgt dafür, dass der Raum sich intuitiv und einheitlich bedienen lässt.

Der Raum „Poll“ wurde bewusst als funktionaler und unkomplizierter Alltagsraum konzipiert, der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine schnelle, intuitive Nutzung ohne Vorbereitungsaufwand ermöglicht. Im Mittelpunkt steht ein interaktives Legamaster Display, das Präsentationen, Notizen und spontane Interaktionen direkt am Bildschirm erlaubt und damit ideal für kurze Abstimmungen oder kreative Teamrunden geeignet ist. Für hybride Kurzmeetings oder Ad‑hoc‑Besprechungen ergänzt Barco ClickShare die Ausstattung um eine besonders niedrige Einstiegshürde: Inhalte können drahtlos geteilt werden, ohne dass vorher Software installiert oder eine Verbindung kompliziert eingerichtet werden muss. Dadurch eignet sich der Raum optimal für spontane Besprechungen und flexible Arbeitsformen.

Dank der integrierten Aver‑Videobar verfügt „Poll“ zudem über eine zuverlässige Kombination aus Kamera, Mikrofonen und Lautsprechern. Dadurch werden virtuelle Teilnehmende klar sichtbar und gut hörbar in das Gespräch eingebunden, was dem Raum trotz seines kompakten Charakters ein hohes Maß an Hybrid‑Kompetenz verleiht. Die gesamte Lösung ist darauf ausgelegt, sofort einsatzbereit zu sein – ein Raum, der ohne technisches Vorwissen genutzt werden kann und dennoch eine hochwertige Kommunikation ermöglicht. Genau dadurch erfüllt „Poll“ seine Rolle als effizienter und praxistauglicher Besprechungsraum im Arbeitsalltag des PKV‑Verbands.

Ergänzend zur Modernisierung der Konferenzetage haben wir mit dem PKV‑Verband einen fünfjährigen Wartungs‑ und Servicevertrag vereinbart, der die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der AV‑Infrastruktur langfristig absichert. Der Leistungsumfang reicht von regelmäßigen System‑ und Sicherheitsupdates (Q‑SYS, Displays, Kameras, Peripherie) über präventive Wartungen und konfigurationssichere Backups bis hin zu priorisiertem Support mit klaren Reaktionszeiten.

Im Sinne eines proaktiven Ansatzes werden Firmware‑/Softwarestände geplant aktualisiert, Presets und Szenarien regelmäßig überprüft und bei Bedarf an neue Anforderungen angepasst. Ergänzend unterstützen Remote‑Diagnosen sowie ein strukturiertes Ticket‑/SLA‑Handling die schnelle Lösung im Alltag; auf Wunsch informieren kompakte Status‑Reports zu Update‑Zyklen und Serviceeinsätzen.

So bleibt die Lösung stabil, aktuell und betriebsbereit – heute wie morgen: eine zukunftssichere Konferenzumgebung, die verlässlich, performant und benutzerfreundlich im Einsatz ist und technische Qualität mit planbarer Betreuung verbindet.